7 etika berkirim email

More Sharing ServicesShare | Share on linkedin Share on facebook Share on twitter Share on email

02-10-2012

7 Etika Berkirim Email

Bterkirim email sudah menjadi keseharian kita. Mulai sejak sekolah, kuliah, hingga bekerja. Tapi sudahkah Anda memahami etika berkirim email yang efektif, praktis, dan tepat sasaran? Ya, sebagai media komunikasi, email punya sejumlah aturan juga lho. Jika kita mengikutinya, justru akan membantu kita berkomunikasi dengan efektif dan praktis. Apa saja itu? 1. Gunakan signature dengan tepat Buatlah setting signature yang tepat untuk setiap akun email. Email yang diakses di PC berbeda signature-nya dengan yang diakses dari tablet dan smartphone. Bedakan signature di perangkat mobile dengan di PC, agar si penerima email bisa paham bahwa kita menerima email saat sedang mobile. Dengan begitu ia akan mengerti jika kita membalas emailnya dengan singkat saja. 2. Pakai signature sederhana Jangan membuat signature terlalu panjang dan detail, sebab akan memakan space dan membuat pembaca email malas mencerna. Apalagi ditambah dengan logo atau gambar yang terlalu berat. Sebab akan sia-sia saja kalau logo atau gambar itu tidak terlihat. 3. Tulis pesan yang singkat Orang membaca email dengan harapan akan langsung menangkap maksud pesan Anda, tanpa harus menghabiskan waktu lebih dari 5 menit. Sebab ada banyak email yang harus direspon. Anda bukan satu-satunya orang yang mengirim email padanya. Maka sampaikan dengan bahasa yang bersahabat, kata yang mudah dipahami, tetap sopan. 4. Jangan kirim lampiran berat Jika memang terpaksa harus mengirimkan lampiran berupa dokumen berat seperti presentasi, video, atau kumpulan gambar, maka mintalah izin lebih dulu. Sebab jika mendadak saja mengirim lampiran berat, hanya akan menyusahkan si penerima. Bisa jadi kapasitas emailnya tidak memungkinkan. 5. Pembuka dan penutup Sapaan seperti “Halo” atau “Hai” diiringi nama penerima sudah cukup tepat sebagai pembuka di email. Sementara penutup bisa menggunakan “Salam” atau “Hormat saya”. Semua tergantung siapa penerimanya, apakah orang yang memang harus disikapi secara formal atau informal. 6. Pesan otomatis Jika Anda tidak ingin diganggu saat sedang liburan atau ada keperluan lain, buatlah pesan otomatis pada email. Cukup singkat saja, misalnya “Maaf saya sedang di luar kantor, sehingga tidak bisa membalas email Anda secepatnya. Saya akan kembali ke kantor pada tanggal 10.” Dengan begitu si pengirim tidak akan merasa khawatir ketika Anda tidak segera membalas pesannya. 7. Apakah email adalah media yang tepat? Ada beberapa media komunikasi selain email yang bisa digunakan secara lebih tepat. Pikirkanlah, apakan pesan Anda cukup tepat disampaikan melalui email? Ada pesan yang akan lebih efektif jika disampaikan melalui telepon, SMS, atau pesan instan lain. Pikirkan kembali, apakah betul jenis pesan Anda memang paling tepat disampaikan melalui email. Jika tidak, mengapa tak menggunakan media komunikasi lain?